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Große Dateien senden: So geht´s

Diktiergerät

Wer große Dateien senden möchte, stößt bei herkömmlichen Datei-Übertragungsmethoden schnell an deren Grenzen. Während sich per E-Mail-Anhang noch problemlos kleinere Dateien versenden lassen, sind für große Dateien andere Mittel des File Sharing gefragt. Wir zeigen mehrere Methoden, um unkompliziert große Dateien zu versenden:

Insbesondere bei der Interview-Transkription ist es wichtig, große Dateien von Audioaufnahmen an das Transkriptionsbüro verschicken zu können. Mit den folgenden Tools klappt es.

Wie kann man große Dateien senden?

Die Aufnahme bei Interviews und Gruppendiskussionen wird im Idealfall mit einem digitalen Diktiergerät durchgeführt. Doch auch eine Diktiergerät App für iPhone und Android liefert heutzutage bereits ausreichend gute Qualität, um die Audiofiles später zu transkribieren.

Im ersten Schritt gilt es somit, die Dateien, die versendet werden sollen, auf den Computer oder ein Notebook zu laden. Beim Dictaphone geschieht dies meist über eine USB-Verbindung. Wird eine Aufnahme App benutzt, verfügt diese häufig auch über direkte Möglichkeiten zur Übertragung auf einen Server wie Google Drive mittels Mobil- oder WLAN-Verbindung.

Doch wie gelangt die Interview-Aufnahme zum Transkriptionsservice?

Große Dateien senden

Große Dateien senden und transkribieren lassen.

Für das Versenden von Dateien stehen unterschiedliche Programme und Services bereit. Am einfachsten ist es, wenn für die tägliche Arbeit ohnehin bereits eine Cloudlösung genutzt wird. Gängig sind beispielsweise der norwegische Dienstleister Owndrive oder das weiter verbreitete US-Pendant Dropbox. Hier lassen sich im Handumdrehen Direktlinks generieren, die die Auftraggeber per E-Mail an den Transkriptionsdienst verschicken, damit die Dateien dort herunter geladen werden können.

Viele Universitäten und andere Institutionen verfügen auch über eigene Server- bzw. Cloudlösungen (wie etwa BOKUBox der Universität für Bodenkultur Wien). Nutzer können hier ebenso rasch Gast-Zugänge für das Filesharing zu schaffen, um große Dateien zu versenden.

Welche freien Dienste gibt es, um große Dateien zu senden?

Insbesondere dann, wenn File Sharing nur selten in Anspruch genommen werden soll, um große Dateien zu senden und sonst noch keine Cloudlösung zum Datentransfer genutzt wird, ist eine freie Lösung ohne große Registrierung vorteilhaft.

Gute Erfahrungen haben wir dabei beispielsweise mit Diensten wie mydrive.ch gemacht. Der Schweizer Dienst bietet eine kostenlose sowie kostenpflichtige (aber leistbare) Varianten an, um ab und zu große Dateien zu versenden und auszutauschen. Eine kurze Anmeldung genügt. Die Daten werden einfach in der intuitiv gestalteten Benutzeroberfläche hochgeladen und gespeichert. Anschließend wird ein Gastbenutzer mit Passwortschutz kreiert und dem Empfänger z.B. per E-Mail mitgeteilt. Dieser kann sich dann ebenso bei mydrive einloggen und die Daten wieder herunter laden.

Noch einfacher gelingt die Datenübermittlung mit dem Dienst Wetransfer. Hier genügt es, wenn der Versender die eigene und die Empfänger-E-Mailadresse eingibt und die Datei hochlädt. Der Empfänger erhält automatisch eine E-Mail mit einem Downloadlink. Auch eine Nachricht lässt sich mitsenden. Bis zu 2 Gigabyte maximale Dateigröße können in der Free-Version pro Sendung verschickt werden.

Große Dateien versenden ist einfach mit diesen Diensten:

  • Owndrive.com – Die praktische europäische Cloudlösung
  • Dropbox.com – der US-Platzhirsch
  • Wetransfer.com – einfacher und schneller geht´s kaum ohne Anmeldung
  • Mydrive.ch – Sicherer Speicher aus der Schweiz
  • Google Drive – eignet sich besonders in Kombination mit angeschlossenen Diktier-Apps
  • Firmen- oder institutseigene Cloud- und Serverlösungen
  • Whatsapp vor allem geeignet für Sprachmemos

Egal, wie groß die Dateien sind, die versendet werden sollen, für jeden Bedarf steht heute eine passende Möglichkeit zur Datenübertragung zur Verfügung. Damit lassen sich auch große Dateien verschicken und anschließend verlässlich vom Transkriptionsservice transkribieren. Der Rückversand der hinsichtlich Speicherbedarf wesentlich kleineren Word-Dateien kann dann per E-Mail erfolgen oder genauso über entsprechende Datentransfer-Lösungen mit Passwortschutz.

Große Dateien versenden – so geht´s

Im Rahmen der Interviewtranskription werden wir häufig gefragt, wie die Dateien der Interviews verschickt werden sollen. Wenn Kunden Interviews als Mp3 transkribieren lassen möchten oder auch eine Wav-Audiodatei oder andere Formate zur Verfügung haben, sind diese meist zu groß für den E-Mail-Versand. Selbst als Winzip. 

Nicht jeder unserer Kunden verfügt über einen eigenen Serverplatz, wo wir uns die großen Dateien herunterziehen können. Daher bedarf es anderer Möglichkeiten.

Wenn die Datei zu groß ist, um mit E-Mail versendet zu werden, gibt es zum Glück auch andere Lösungen. Weit verbreitet ist beispielsweise der Dienst Dropbox, der zur Datensynchronisieriung auf mehreren Geräten genutzt weren kann, mit dem aber auch leicht Download-Links zu Audio-Dateien erzeugt werden können. Eine europäische Alternative dazu bietet sich mit Owndrive.com.

Wer einen dieser beiden praktischen Dienste nicht schon nutzt und eine langwierige Installation und Registrierung gerne umgehen möchte, um seine Interviews transkribieren lassen zu können, für den bieten sich auch schnellere Varianten. Eine davon kommt aus der Schweiz und nennt sich mydrive.com. Nach einer kurzen Anmeldung lassen sich dort auch große Dateien hochladen. Mit den richtigen Zugangsdaten können wir diese auf unserer Seite wieder herunterladen und für die Interviewtranskription nutzen.

Eine besonders schnelle Variante bietet sich mit Diensten wie Wetransfer. Dabei lassen sich große Dateien versenden, indem dem Empfänger eine E-Mail geschickt wird, in der wiederum ein Link zu Wetransfer integriert wird, wo die Mp3-Dateien und natürlich auch andere große Dateien einfach heruntergeladen werden können.

Es gibt eine Reihe unterschiedliche Dienste dieser Art, die alle ähnlich funktionieren.  Mit den genannten haben wir bisher bereits gute Erfahrungen gemacht, sind natürlich aber jederzeit bereit, weiter dazu zu lernen.

Sollten einmal alle Stricke reißen und der Abgabetermin nicht so knapp sein, dann akzeptieren wir selbstverständlich auch Audio-Dateien für Interviews auf CD-Rom. Dank Brenner lassen sich die Interviews einfach als Daten abspeichern – die CD wird dann per Boten an uns versenden, damit wir die Interviews transkribieren können.